Koprojet - XWiki

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{{box cssClass="floatinginfobox" title="**Table des matières**"}}

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= La gestion de projet ouverte, souveraine et intégrée =

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**Ekioo / Koprojet** — //Partenaire OpenProject en France · Conseil · Déploiement · Formation · Support · Intégrations//

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Planification, suivi, collaboration, gestion de portefeuille : Koprojet couvre l'intégralité du cycle de vie de vos projets — en mode classique, agile ou hybride — sans dépendance à un éditeur propriétaire, en français, avec un accompagnement humain de bout en bout.

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== Ce que vous gagnez concrètement ==

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Cette section résume les bénéfices directs de Koprojet pour votre organisation — quelle que soit votre taille, votre secteur ou votre méthodologie projet.

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=== Vous pilotez tous vos projets depuis un seul endroit ===

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Fini les plannings dans Excel, les statuts dans des emails, les documents dans des dossiers partagés épars et les comptes-rendus qui circulent sans jamais être à jour. Koprojet centralise tout : tâches, jalons, dépendances, temps passé, documents, discussions et décisions — dans un seul outil, accessible à toute l'équipe en temps réel.

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=== Vous travaillez comme vous le souhaitez : classique, agile ou hybride ===

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OpenProject est l'un des rares outils à supporter les trois approches sans vous forcer à choisir. Vos équipes projet peuvent travailler avec des diagrammes de Gantt et des jalons formels, tandis que vos équipes produit gèrent leurs sprints en Kanban — dans la même instance, avec une visibilité partagée.

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=== Vous stoppez la fuite d'information et les pertes de connaissance ===

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Les décisions prises en réunion, les choix techniques abandonnés, le contexte des tickets anciens — tout cela disparaît habituellement avec les personnes qui partent. Koprojet, couplé à XWiki (notre solution de base de connaissances), crée un lien direct entre l'action et la documentation. Rien ne se perd.

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=== Vous gagnez en visibilité sur votre portefeuille de projets ===

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Direction, chefs de projet, PMO : le tableau de bord de portefeuille donne une vue consolidée de l'état de santé de tous les projets, de l'avancement par rapport aux jalons, et des ressources engagées — sans avoir à compiler des rapports manuellement.

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=== Vous n'êtes plus captif d'Atlassian, Microsoft ou d'un autre éditeur ===

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Jira Data Center sera en fin de vie en mars 2029. Microsoft Project impose des licences coûteuses et un écosystème fermé. Avec Koprojet, vos données vous appartiennent, le code source est public et auditable, et vous pouvez changer d'hébergeur ou de prestataire à tout moment sans perdre vos données ni vos workflows.

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=== Vous bénéficiez d'un accompagnement entièrement en français ===

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Ekioo est **partenaire à valeur ajoutée d'OpenProject en France** — pas simple revendeur. Cela signifie que nous intervenons sur le conseil, la configuration, la formation, le support et les intégrations complémentaires, le tout en français, avec une connaissance approfondie du logiciel et des usages métier de nos clients.

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== Pour qui est Koprojet ? ==

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Koprojet s'adresse à toute organisation qui gère des projets avec plusieurs parties prenantes et a besoin de visibilité, de traçabilité et de collaboration.

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|=Secteur / Contexte|=Ce que Koprojet apporte

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|**PME et ETI**|Un outil complet, sans le coût et la complexité des solutions enterprise propriétaires. Un seul système là où coexistaient Excel, email et outils dispersés.

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|**Secteur public et collectivités**|Souveraineté des données, conformité RGPD, auto-hébergement possible. Des villes comme Chemnitz, Constance ou Cologne utilisent OpenProject pour piloter leur portefeuille de projets.

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|**DSI et équipes IT**|Alternative à Jira pour la gestion d'incidents, de tickets et de projets IT. Migration depuis Jira facilitée par des outils d'import dédiés.

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|**Développement logiciel**|Gestion agile (Scrum, Kanban), backlog, sprints, burndown charts, intégration Git/GitLab/GitHub.

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|**Construction et BIM**|Module BIM intégré : visualisation de maquettes IFC, gestion BCF, coordination entre corps de métier sur la maquette numérique.

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|**Recherche et enseignement**|Gestion de projets de recherche, coordination d'équipes pluridisciplinaires, traçabilité des livrables. Utilisé par plusieurs universités européennes.

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|**Associations et ONG**|Version communautaire gratuite en auto-hébergement, sans limite d'utilisateurs ni de projets.

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== Les fonctionnalités clés ==

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=== Planification et pilotage ===

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* **Diagramme de Gantt interactif :** planification visuelle, dépendances entre tâches, jalons, chemin critique, comparaison avec la baseline

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* **Work packages :** unité de travail universelle (tâche, bug, livrable, phase, fonctionnalité) avec attributs personnalisables, assignation, priorité, statut

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* **Gestion des dépendances :** successeur / prédécesseur, bloqué par, fait partie de — sur des niveaux hiérarchiques multiples

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* **Calendrier projet :** vue calendaire de toutes les échéances et livrables

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* **Planification automatique ou manuelle :** selon le degré de contrôle souhaité par l'équipe

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=== Gestion de portefeuille ===

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* Vue consolidée de tous les projets : statut, avancement, jalons, alertes

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* Hiérarchies de projets : programmes, portefeuilles, sous-projets

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* Tableaux de bord personnalisables par rôle (chef de projet, sponsor, direction)

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* Phases et jalons de portefeuille personnalisables

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* Modèles de projets réutilisables pour standardiser et accélérer le démarrage

=== Agilité ===

* **Tableaux Kanban :** visualisation du flux de travail, gestion des en-cours

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* **Scrum :** backlog produit, sprints, tableau de sprint, burndown chart

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* **Gestion hybride :** combinez Gantt et Kanban dans le même projet selon les équipes et les phases

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=== Suivi du temps et des coûts ===

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* Saisie des temps par les collaborateurs directement sur les work packages

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* Suivi des budgets : coûts prévisionnels vs réels

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* Rapports détaillés exportables (Excel, CSV, PDF)

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* Suivi des coûts par projet, phase ou ressource

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=== Collaboration et communication ===

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* Notifications en temps réel sur les activités suivies

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* Réunions intégrées : ordre du jour collaboratif, comptes-rendus liés aux work packages

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* Partage de work packages avec des intervenants extérieurs au projet

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* Journal d'activité : traçabilité complète de toutes les modifications

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=== Gestion documentaire ===

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* Pièces jointes sur tous les work packages

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* Intégration native avec Nextcloud (Kopération) : lien direct entre documents et tâches projet

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* Intégration XWiki : base de connaissances liée aux projets (procédures, décisions, documentation technique)

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=== Sécurité et administration ===

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* Authentification multi-facteur (2FA)

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* Connexion SSO (Single Sign-On) — intégré avec votre annuaire LDAP / Active Directory / Keycloak

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* Gestion fine des rôles et permissions par projet

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* Journaux d'audit complets

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* API REST complète pour les intégrations sur mesure

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== Les intégrations proposées par Ekioo ==

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C'est ici que la valeur ajoutée d'Ekioo par rapport à un simple déploiement OpenProject standard est la plus visible.

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|=Intégration|=Ce qu'elle apporte

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|**Nextcloud (Kopération)**|Liez vos documents, fichiers et dossiers directement à vos work packages. La gestion documentaire et la gestion de projet ne font plus qu'un.

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|**XWiki**|Reliez chaque projet à sa base de connaissances. Les décisions, procédures et contextes sont accessibles depuis les tickets — et les tickets sont référencés dans le wiki.

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|**SSO / Keycloak**|Un seul identifiant pour tous vos outils Ekioo. Gestion centralisée des accès et des droits.

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|**GitLab / GitHub**|Liez commits, branches et merge requests à vos work packages. Traçabilité complète entre le code et le projet.

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|**Import Jira**|Migration de vos tickets, projets et données depuis Jira (Server, Data Center ou Cloud) vers OpenProject — sans perte de données.

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|**Import MS Project**|Reprenez vos plans de projet existants au format MPP directement dans OpenProject.

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|**API sur mesure**|Connexion à vos outils métier spécifiques (ERP, CRM, ITSM…) via l'API REST d'OpenProject — développée par Ekioo si nécessaire.

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== À quoi ressemble une migration ou un déploiement ? ==

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Que vous partiez de zéro, migriez depuis Jira, ou souhaitiez remplacer un empilement d'outils disparates, Koprojet s'installe et se met en œuvre de façon structurée et sans rupture d'activité.

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=== Durée typique selon la situation de départ ===

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|=Contexte|=Durée estimée|=Principales étapes

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|Déploiement from scratch (< 20 utilisateurs)|**2 à 3 semaines**|Installation, configuration, formation, lancement

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|Déploiement from scratch (20 à 100 utilisateurs)|**4 à 8 semaines**|Audit, configuration métier, modèles de projets, formation par rôle, pilote

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|Migration depuis Jira ou MS Project|**4 à 10 semaines**|Analyse de l'existant, import des données, reconfiguration des workflows, formation aux différences

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|Déploiement multi-sites ou grande organisation|**Planification dédiée**|Gestion de projet, coordination DSI, déploiement par vagues, intégrations SI

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=== Les étapes d'un déploiement type ===

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**Étape 1 — Audit et cadrage (1 à 2 semaines)**

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* Recueil des besoins : quels projets, quelles équipes, quelles méthodologies, quels outils actuels

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* Identification des intégrations nécessaires (SSO, Nextcloud, XWiki, GitLab…)

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* Choix du mode d'hébergement : on-premise chez vous, cloud souverain hébergé par Ekioo, ou cloud OpenProject

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* Conception de la structure de projets, des types de work packages et des workflows

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**Étape 2 — Installation et configuration (quelques jours)**

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* Déploiement d'OpenProject sur votre infrastructure ou chez votre hébergeur

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* Configuration des rôles, droits, statuts, workflows et types de projets

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* Mise en place des intégrations SSO, Nextcloud, XWiki selon le périmètre retenu

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* Création des modèles de projets standardisés

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**Étape 3 — Migration des données (si applicable)**

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* Import des projets et tickets depuis Jira (via l'outil d'import dédié) ou MS Project

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* Vérification de la cohérence des données importées

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* Reprise des historiques et des pièces jointes selon les besoins

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**Étape 4 — Formation (présentiel ou distanciel, en français)**

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* **Formation administrateur :** configuration, gestion des utilisateurs, maintenance

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* **Formation chef de projet :** planification, Gantt, suivi, reporting

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* **Formation utilisateur :** prise en main des work packages, saisie des temps, collaboration

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* Supports de formation fournis, personnalisés à votre configuration

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**Étape 5 — Lancement et suivi post-déploiement**

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* Accompagnement au démarrage des premiers projets réels

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* Support renforcé les 4 premières semaines

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* Ajustements de configuration selon les retours terrain

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=== Prérequis techniques ===

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* Pour un déploiement on-premise : serveur Linux (ou VM), 4 cœurs, 8 Go RAM minimum (16 Go recommandés pour plus de 50 utilisateurs actifs), accès SSH

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* Pour un déploiement cloud hébergé par Ekioo : aucun prérequis — Ekioo provisionne et maintient l'infrastructure

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* Un navigateur web récent suffit côté utilisateurs — aucune installation sur les postes

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=== Ce que vous avez à faire ===

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* Désigner un référent projet interne (chef de projet ou responsable IT) — quelques heures par semaine pendant le déploiement

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* Valider les choix de configuration (workflows, types de projets, droits)

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* Organiser la communication interne auprès des équipes avant le lancement

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* Prévoir les créneaux de formation (typiquement une demi-journée par rôle)

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=== Contraintes à anticiper ===

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* La configuration initiale des workflows demande un temps de réflexion : des workflows trop complexes freinent l'adoption. Ekioo vous aide à trouver le bon équilibre entre rigueur et simplicité.

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* La migration depuis Jira est outillée mais nécessite une vérification humaine des données importées — tout ne se mappe pas parfaitement automatiquement.

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* L'adoption par les équipes est directement liée à la qualité de la formation initiale et à l'implication du management : un chef de projet convaincu fait toute la différence.

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**Ce que Jira ne vous dit pas :** Atlassian a annoncé la fin de vie de Jira Data Center pour mars 2029. Si vous êtes encore sur Data Center ou en train de peser vos options, c'est maintenant qu'il faut agir — les migrations bien préparées prennent du temps, et les places chez les partenaires spécialisés comme Ekioo sont limitées.

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== Retour sur investissement : à partir de quand ? ==

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=== Dès les premières semaines — l'effet d'organisation immédiat ===

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Les équipes qui passent d'un empilement Excel + email + réunions de statut à OpenProject constatent rapidement :

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* **Moins de réunions de statut** : l'état d'avancement est visible en temps réel par tous — plus besoin d'une réunion hebdomadaire pour savoir où on en est

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* **Moins de relances** : les notifications automatiques et les assignations claires remplacent les rappels manuels

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* **Moins de double saisie** : une seule source de vérité pour les tâches, les temps et les livrables

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=== À 3 mois — la réduction des coûts de licences ===

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|=Ce que vous pouvez remplacer|=Économie annuelle typique (pour 20 utilisateurs)

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|Jira Software Cloud (Standard)|2 400 à 4 000 €

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|Microsoft Project (Plan 3)|3 600 à 6 000 €

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|Confluence (base de connaissances)|1 200 à 2 400 €

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|Outils de suivi de temps tiers|600 à 1 200 €

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|Outils de reporting projet tiers|1 000 à 3 000 €

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Pour une organisation de 20 utilisateurs quittant Jira + Confluence, l'économie annuelle directe est généralement de **5 000 à 10 000 €** — avant même de comptabiliser le gain de productivité.

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=== À 6 mois — la productivité mesurable ===

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Des études menées auprès d'utilisateurs OpenProject documentent :

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* Réduction de la charge administrative de **60 à 70 %** (source : Université de Cobourg) grâce à la centralisation dans un seul système

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* Accélération de la planification de projet de **80 %** avec les modèles standardisés (source : Ville de Chemnitz)

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* Suppression de nombreux outils périphériques : Excel de suivi, Trello, Dropbox, OpenProj

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=== À 1 an et au-delà — les bénéfices structurels ===

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|=Bénéfice|=Valeur

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|Indépendance éditeur (fin du vendor lock-in)|Protection contre les hausses tarifaires futures et les décisions unilatérales d'Atlassian ou Microsoft

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|Souveraineté des données|Conformité RGPD, réponse aux exigences de marchés publics et donneurs d'ordre exigeants

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|Capitalisation sur les connaissances|Grâce à l'intégration XWiki, les projets alimentent automatiquement la base de connaissances de l'organisation

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|Montée en maturité projet|Les modèles, workflows et bonnes pratiques se consolident dans l'outil — l'organisation progresse collectivement

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**Exemple concret :** une DSI de 35 personnes migrant de Jira Data Center + Confluence vers Koprojet (OpenProject + XWiki) économise en moyenne **15 000 à 22 000 € sur 3 ans** en licences seules, en plus de bénéficier d'une souveraineté totale sur ses données et d'une continuité de service garantie au-delà de 2029.

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== OpenProject : une solution éprouvée à l'échelle mondiale ==

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OpenProject n'est pas un logiciel de niche. C'est une plateforme mature, en développement actif depuis 2012, utilisée par des milliers d'organisations dans le monde entier — des TPE aux ministères.

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Quelques références publiques d'utilisateurs d'OpenProject :

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* **Ministère de l'Intérieur français** — via la solution souveraine openDesk

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* **Ville de Cologne** — gestion d'un portefeuille de projets à grande échelle, co-financement du développement des fonctionnalités de portefeuille et de l'intégration Nextcloud

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* **Ville de Chemnitz** — gestion de centaines de projets avec modèles standardisés, hébergement on-premise souverain

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* **Ville de Constance** — gestion de la construction et de la maintenance des équipements publics

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* **Université de Cobourg** — gestion de projets pédagogiques, réduction de la charge administrative de 60 à 70 %

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* **Chronopost, Capgemini, Vinci Construction, Sanofi** — via les solutions opensource sous-jacentes intégrées dans la suite Ekioo

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OpenProject et XWiki sont également partenaires officiels depuis juillet 2025, offrant ensemble une alternative souveraine complète à Jira + Confluence — particulièrement pertinente pour les organisations qui doivent migrer avant mars 2029.

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== Ekioo, partenaire OpenProject en France : ce que ça change ==

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Être partenaire à valeur ajoutée signifie que nous ne nous contentons pas de livrer une licence. Notre engagement couvre :

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|=Ce qu'Ekioo apporte|=Concrètement

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|**Conseil**|Nous analysons vos besoins, vos méthodologies et votre contexte pour concevoir une configuration OpenProject qui vous correspond — pas un déploiement générique.

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|**Déploiement**|Installation, configuration fine, intégrations (SSO, Nextcloud, XWiki, Git…) — tout en français, avec un engagement de résultat.

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|**Formation**|Formations en présentiel ou distanciel, en français, adaptées à chaque rôle : administrateur, chef de projet, utilisateur. Supports personnalisés inclus.

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|**Support**|Support en français, par des personnes qui connaissent votre configuration. Pas de ticket dans un système anonyme.

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|**Développement complémentaire**|Vous avez un besoin spécifique non couvert par OpenProject standard ? Ekioo peut développer des intégrations ou extensions sur mesure via l'API.

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|**Mise à jour et maintenance**|Nous gérons les mises à jour d'OpenProject sur votre infrastructure, les sauvegardes et la supervision — dans les deux modes d'exploitation proposés.

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== Questions fréquentes ==

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; Koprojet est-il adapté si nous n'avons jamais vraiment structuré notre gestion de projet ?

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: Oui — et c'est même souvent le meilleur moment pour démarrer. Ekioo commence par un atelier de cadrage pour comprendre vos usages actuels et concevoir une configuration simple et adoptable. On ne vous impose pas une méthodologie PMI ou PRINCE2 si ce n'est pas votre monde.

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284

; Nous utilisons Jira, la migration est-elle vraiment faisable ?

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: Oui. OpenProject dispose d'outils d'import depuis Jira (export Excel ou importer communautaire), et Ekioo maîtrise ce processus. Les données (tickets, projets, historiques, pièces jointes) sont migrées avec une perte minimale. Un audit préalable permet d'identifier les écarts de fonctionnalités et de préparer la transition.

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; Peut-on utiliser OpenProject avec notre outil de messagerie ou nos calendriers existants ?

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: Oui. Les notifications peuvent être configurées par email. L'intégration calendrier (iCal) est disponible. Pour une intégration plus profonde (Teams, Slack, etc.), Ekioo peut développer des connecteurs via l'API.

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; Quelle est la différence entre la version communautaire gratuite et la version Enterprise ?

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: La version Community est gratuite, open source, auto-hébergée, avec un nombre illimité d'utilisateurs et de projets. La version Enterprise ajoute des fonctionnalités avancées (tableaux de bord de portefeuille, phase gates, authentification SSO avancée, support professionnel, personnalisation de l'interface). Ekioo vous conseille sur le bon choix selon votre contexte.

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293

; Nos données sont-elles protégées ?

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: Totalement. OpenProject est développé en Allemagne, RGPD-compliant par défaut, et peut être hébergé entièrement sur votre infrastructure ou dans un cloud européen. Aucune donnée ne transite vers des serveurs américains. L'audit de code source est possible à tout moment.

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; Que se passe-t-il si Ekioo n'est plus disponible pour le support ?

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: OpenProject est un logiciel open source maintenu par une communauté mondiale active et une entreprise (OpenProject GmbH) indépendante d'Ekioo. Vous pouvez à tout moment changer de prestataire, reprendre l'exploitation en interne, ou contacter directement OpenProject GmbH pour le support.

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== Prêt à structurer et piloter vos projets autrement ? ==

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Parlez-nous de votre contexte — nombre d'utilisateurs, outils actuels (Jira, Excel, MS Project…), méthodologies pratiquées, contraintes de souveraineté ou d'hébergement. Ekioo réalise une analyse gratuite et vous propose une configuration adaptée avec une estimation de ROI.

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**Contact :** [[bonjour@ekioo.fr>>mailto:bonjour@ekioo.fr]]

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//Koprojet fait partie de la suite Ekioo — informatique écoresponsable et souveraine pour entreprise.//

**Voir aussi :**